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网易企业邮箱“萨班斯归档与公正邮”功能详解

发布时间:2020-09-07 14:05:56

萨班斯归档本质是按照《萨班斯法案》要求进行邮件归档的功能。《萨班斯法案》是美国政府出台的一部涉及会计职业监管、公司治理、证券市场监管等方面的重要法律。

通过网易萨班斯归档功能,可以对某些重要邮箱的往来邮件实时记录和存储,并且保证归档邮件长久保存、不被篡改,归档后的邮件直接满足《萨班斯法案》对邮件存档的审计要求,可以成为法律证据。

什么是公正邮?

公正邮本质是由网易企业邮箱与国家司法机构授权的第三方存证机构合作提供的,对邮件实时存证、在线取证的一站式服务。

网易企业邮箱实时归档重要的往来邮件,加密传输到第三方存证机构,即为邮件存证过程。企业用户在邮箱管理后台针对具体邮件发起公证申请后,第三方存证机构将邮件送达国家公证机构,即为邮件取证过程。之后,用户即可到国家公证机构办理公证的出证操作。

萨班斯归档和公正邮之间有什么关系?

邮件需要先完成萨班斯归档,才能对其做公正邮的存证保全操作。因此,您需要在开通萨班斯归档服务的基础上,才能使用公正邮服务。

由于大部分开通萨班斯归档的企业也会同时开通公正邮,故本文将一并介绍这两个功能的使用说明。对于只开通归档功能的企业用户,可以忽略下文中关于公正邮功能的介绍。

进入萨班斯归档和公正邮功能

功能入口位于管理后台,登录管理后台,从“首页—应用中心—萨班斯归档”路径即可进入归档和公正邮功能。需要对访问者身份进行验证,短信验证码将发送到复核人手机,验证通过后即可进入。进入时的身份验证界面,如下图所示。

查看归档空间信息

点击归档功能下的“归档空间信息”菜单,可以查看归档空间的使用情况。如下图所示,包含信息如下:



区域①展示归档功能相关信息:

a.可开通的邮箱数量,即企业购买的可开通归档功能的邮箱总数;

b.已开通的邮箱数量,即已经开通归档功能的邮箱总数;

c.归档邮件数量,即已经归档的邮件总数;

区域②展示公正邮功能相关信息,如未开通公正邮功能,则不会显示此区域:

a.已开通的邮箱数量:即企业购买的可开启公正邮功能的邮箱总数;

b.已申请的邮件数量,即企业已申请公证取证的邮件总数;

c.组织实名认证信息,首次登录需要进行企业信息登记,登记信息认证通过后,则如上图所示。企业只有认证通过后,才可申请公证取证;

区域③展示归档功能和公正邮功能的有效期:a.功能有效期,若只开通归档功能,则只表示归档功能的有效期。若同时开通归档功能和公正邮功能,则表示归档功能和公正邮功能都可以正常使用的有效期;

b.功能开通状态,有“体验试用”、“试用过期”、“正式开通”、“已过期”四个状态。在“体验试用”和“试用过期”状态时,可以申请正式开通服务。在“正式开通”和“已过期”状态时,可以申请服务续期;

管理归档邮箱

点击归档功能下的“管理归档邮箱”菜单,可以查看、增加、删除归档邮箱。操作界面,如下图所示。

1、添加归档邮箱

点击“添加归档邮箱”按钮,选择需要添加的具体邮箱,点击“确定”,即可添加成功。操作界面,如下图所示。

可以选择只归档部分重要的邮箱,在添加之日起,邮箱收到的邮件才会被归档。

2、删除归档邮箱

勾选需要删除的归档邮箱,点击“删除归档邮箱”按钮,并二次确认删除,即可删除成功。您也可以直接点击邮箱列表后面的“删除”按钮,快速删除某个归档邮箱。删除邮箱后,被删除邮箱此后所收到的邮件均不再被归档。但删除前已经归档的邮件不受影响。

3、查看归档邮箱

每条归档邮箱记录展示:姓名、邮箱地址、加入归档时间、是否开启公正邮。可以通过界面右上角的“搜索关键词”快速查找归档邮箱。点击每条归档邮箱记录后面的“查询”按钮,可以查询该邮箱收发的归档邮件,“查询归档邮件”的说明见后文。

查询归档邮件

1、查询归档邮件

首先,点击归档功能下的“查询归档邮件”菜单,即可进入“查询归档邮件”功能;查询归档邮件操作界面,如下图所示:

然后,录入查询条件,快速查询归档邮件。查询条件包括:域名、邮箱、关键字、邮件来源、查询范围、开始时间、结束时间、公正状态。关于查询条件,需说明:

a.邮件来源,是根据邮件的产生方式分类的,目前有:收发邮件、搬家邮件、imap同步邮件、草稿邮件、定时邮件这五类邮件来源;

b.查询范围,是指关键词的查询范围,例如,查询范围为“主题+发件人+邮件”,则当邮件主题、发件人和邮件附件中包含关键词,则该邮件就会被查询出来。目前支持“不限”、“主题+发件人+附件”、“主题”、“发件人”、“主题+发件人”五类查询范围;

c.保全、已保全、已申请。“未保全”指归档邮件未存证,不会保存至电子邮件保全系统,不能申办公证。“已保全”指归档邮件已存证,已保存至电子邮件保全系统,可以申办公证。“已申请”指存证邮件已申办公证;

最后,查看归档邮件正文。点击“归档邮件列表”后面的查看,即可查看邮件正文内容。

2、导出归档邮件

您可以勾选需要导出的归档邮件,点击“导出所选邮件”按钮,即可导出eml格式的文件。

3、申办公正

您可以勾选需要公正的的归档邮件,点击“申办公正”按钮,然后跳转至电子邮件存证系统,选择公证处即可完成公证申办。

归档系统日志

“归档系统日志”记录归档系统的一系列操作,包括登录、设置归档模式、查询/导出归档邮件等操作,日志不允许被更改或删除。操作界面,如下图所示。

特别说明

1、使用状态下说明

a. 归档邮箱即使从组织架构中被彻底删除,已归档的邮件和已保全的邮件不受影响;

b. 若邮箱已设置自动转发功能,则自动转发且不在本邮箱保留备份的邮件将不会被归档,也不会被保全。

2、归档和公正邮到期及续费说明

对于归档和公正邮功能都开通的企业,由于公正邮功能是附赠功能,故两个功能将会同时到期,则下文会一并介绍到期说明。对于只开通归档功能的企业,则只需关注归档到期后的说明部分。说明如下:

a.若邮箱使用已到期,则归档和公正邮服务也会一同截止;

b. 归档和公正邮服务到期后,服务将会自动关闭,但已归档邮件和已保全邮件仍会在系统里保留60天;

c.若企业在归档和公正邮到期后申请临时开通功能,则可以查阅和导出归档邮件。申请临时开通需在归档到期后30 天内签署《关于查询和导出已归档邮件的申请书》;

d.若企业在归档和公正邮到期后的60 天内续费,网易企业邮箱不会删除已归档和已保全的邮件及归档邮箱,续费成功后,可以延续到期前的状态继续使用;

e.若企业在归档和公正邮到期60 天后续费,到期前的已归档和已保存邮件及归档邮箱已被删除,则续费成功后,归档恢复到新开通的状态,需重新创建归档邮箱和开启公正邮邮箱。

邮件需要先完成萨班斯归档,才能对其做公正邮的存证保全操作。因此,您需要在开通萨班斯归档服务的基础上,才能使用公正邮服务。

进入企业购买并开通归档功能后,即可免费开通公正邮功能。另外,企业还需提供以下材料:

1. 企业已签署的《公正邮服务购买协议》;

2.《关于指定、变更公正邮服务验证码接收手机号码的申请书》

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